Sharepoint online e a evolução do File Server

Já parou para olhar a quantidade de informações que nossas empresas geram diariamente? São pilhas de documentos, formulários, registros e um monte de outras coisas. Como gerenciar tudo isso? Como gerenciar a conformidade dos documentos? Como não deixar que a minha equipe perca a produtividade na imensidão de processos empresariais que precisamos conduzir?

O Sharepoint é a solução.

O que é o SharePoint

O SharePoint já está entre nós desde 2001, porém sempre foi um recurso mais utilizado por empresas maiores, pois dependia de uma infraestrutura mais cara para a implementação. Há pouco tempo a Microsoft lançou o Office 365 e incluiu em seu portfólio o SharePoint Online e ai tudo mudou. O SharePoint ficou acessível para qualquer empresa que tenha a assinatura de um plano do Office 365.

O SharePoint Online é uma plataforma para criação de aplicações WEB. Com ele é possível a criação de intranets, extranets, gestão de documentos, Business intelligence e muito mais.

Como o Sharepoint Online pode ajudar a produtividade da sua equipe

Imagine o seguinte cenário: sua empresa tem a necessidade de gerenciar os processos de contratação de novos colaboradores.

Tradicionalmente isso é feito com o gerente do departamento enviando um e-mail para o RH, solicitando a contratação de um novo recurso. O RH responde, pedindo uma descrição do perfil, que o gerente prontamente responde com as informações que ele acha pertinente. Como o RH ainda acha que faltam informações, liga para o gerente para perguntar sobre mais algumas dúvidas relacionadas ao perfil do profissional a ser contratado.

O RH faz o trabalho dele e, depois de algumas entrevistas, agenda uma reunião do gerente do setor com o provável novo funcionário. O gerente aprova a contratação e agenda o dia para início do trabalho. Quando o funcionário chega para trabalhar, cadê o computador? Não existe computador, não existe ramal, não existe login, não existe nada. Simplesmente porque esqueceram de comunicar ao departamento de TI.

Já viu isso acontecer em alguma empresa? Pois é, isso acontece por falta de um processo bem documentado e um sistema para automatizar os documentos gerados por esse processo. Agora vamos imaginar que a empresa fictícia acima implantou um processo para contratação de funcionários dentro de seu Sharepoint. Como funcionaria ?

O gerente do departamento acessaria a Intranet da empresa, clicaria em Solicitar novas contratações e preencheria o formulário padrão criado pelo RH. De forma completamente digital, o diretor responsável pela aprovação receberia um aviso em seu e-mail solicitando a aprovação da contratação. Caso aprovado, o RH receberia a solicitação e seguiria o processo de seleção. Após ter o profissional definido, consultaria a agenda do gestor que solicitou a contratação e faria o agendamento de uma entrevista final. O processo voltaria para o gestor efetuar a aprovação da contratação após a entrevista final. Depois do aval final pelo gestor do setor, o sistema avisaria o departamento de TI sobre a necessidade de disponibilizar uma máquina configurada com um determinado perfil, de acordo com o cargo ocupado pelo novo profissional, no dia agendado. O departamento responsável pelo pessoal receberia a documentação do novo funcionário e poderia já provisionar o pagamento de passagem, alimentação e os custos do pagamento do primeiro salário quando for a data de pagamento da folha.

É fácil perceber o quanto de tempo esses profissionais perderam só com esta contratação. Agora imagine todos os outros processos que necessitam de um fluxo de aprovação? E a gestão de documentos? O quanto de tempo que nossas equipes estão perdendo só porque não usamos um recurso que tem um custo baixo de aquisição!

Conclusão

Os gestores de TI, tem que parar de se preocupar com demandas que não vão impactar no negócio da sua empresa e passar a olhar para soluções de tecnologia, que permitam que sua empresa possa ser mais produtiva. Temos que ter uma visão mais de negócio.

o Sharepoint Online é uma dessas soluções, que se bem implementada, permite que os funcionários tenham um aumento de produtividade considerável, tornando a empresa mais competitiva em seu mercado.

Eu acredito no ditado que diz que uma imagem vale mais que mil palavras. Por isso organizei um evento junto com o MVP Mauricio Cassemiro para mostrar o Sharepoint Online na prática. O evento ocorrerá no próximo dia 11/05 às 14 horas.

Para se inscrever basta clicar aqui.